Den ultimative guide til at vælge det rigtige onlinedatarum til din virksomhed
Forretningstilgangen, der passer til alle, er ved at blive forældet, efterhånden som moderne virksomheder skifter til mere specialiserede tjenester. Det samme gælder udbydere af virtuelle datarum. De dage, hvor virtuelle datarum kun blev brugt til M&A, er forbi. Virksomheder bruger nu datarumssoftware til børsintroduktioner, fundraising, crowdfunding eller ejendomshandler. Og det globale elektroniske datarum forventes at nå $5.497 millioner i 2030 .
Med det i tankerne tilbyder datarumsleverandører mere tilpassede tjenester til forskellige industrier og processer. Det er således meget muligt, at et virtuelt datarum til børsnoteringer måske ikke er godt nok til fast ejendom. Typen af datarumtjenester varierer også for virksomhedens størrelse.
Hvordan ville du vide, om et datarum er egnet til din virksomhed? Eller hvordan skal du vælge et virtuelt datarum, som din virksomhed har brug for?
Følg disse tre enkle trin, når du skal vælge den rigtige online datarumssoftware til din virksomhed.
Indholdsfortegnelse
- 1. Definer, hvorfor du har brug for datarumssoftware
- 2. Vælg de funktioner, du har brug for
- 3. Lav research på udbydere af virtuelle datarum
- Afsluttende ord
1. Definer, hvorfor du har brug for datarumssoftware
Virtuelle datarum er i det væsentlige digitale dokumentlager, der hostes af certificerede datarumsleverandører. Virksomheder og offentlige institutioner bruger datarum til online datadeling, digitalt samarbejde og projektledelse. Derfor, før du vælger dataroomtjenester, er det vigtigt at besvare et par spørgsmål, såsom:
- Hvad skal du bruge en VDR til? Har du brug for det til et engangsprojekt eller ønsker du at inkorporere det i dine systemer permanent?
- Hvordan vil et datarum hjælpe dig med at nå dine organisatoriske mål? Vil det gøre driften mere effektiv?
- Hvor meget kan du bruge på datarummet? Vil det hjælpe dig med at reducere andre udgifter, såsom papir- eller trykomkostninger?
- Hvilke funktioner skal et datarum tilbyde? Hvor meget datarumslagring har du brug for?
- Hvem skal bruge teknologien? Er dine medarbejdere trygge ved at bruge ny teknologi?
2. Vælg de funktioner, du har brug for
Behovsidentifikation og budgetindstilling er vigtige skridt, da de vil hjælpe dig med at vurdere, hvilken type funktioner og tjenester du har råd til. Hvis du for eksempel har brug for et datarum til at lette kommunikationen mellem dine bestyrelsesmedlemmer, er det vigtigt at have mødestyringsværktøjer udover datahåndteringstjenester.
Nogle funktioner er dog obligatoriske, og de bør være i din VDR, uanset hvordan du har tænkt dig at bruge den. Her er nogle aspekter, du bør kigge efter.
Sikkerhed i datarum
Sikkerhed er det vigtigste aspekt af datarumsteknologien. Hver enkelt køber bruger datarumsteknologi primært på grund af dens databeskyttelsesfunktioner.
Sørg derfor for, at din VDR i det mindste har grundlæggende sikkerhedsfunktioner som totrinsbekræftelse, enhedsadgangskontrol, dokumentadgangskontrol, digitale vandmærker, 256-bit SSL-datakryptering og visningsbeskyttet tilstand.
Nogle af de bedste datarum med hensyn til sikkerhed inkluderer iDeals, FimrRoom, Firmex og Datasite. Du kan læse mere om disse datarum på datarooms-review.com — en pålidelig platform med detaljerede og upartiske anmeldelser af de mest populære datarumsudbydere.
Certificeringer
Udbydere af datarum skal overholde standarder fastsat af forskellige globale og regionale reguleringsorganer. For eksempel inkluderer globale organer ISO og GDPR, mens FINRA , HIPAA og FISMA er regionale tilsynsmyndigheder.
Brugervenlighed
Datarum bruges generelt til at håndtere store stykker data. Det er vigtigt at have funktioner som masseupload, træk-og-slip eller filredigering for at dele eller gemme store mængder information.
3. Lav research på udbydere af virtuelle datarum
Når du sammenligner virtuelle datarum, anbefales det stærkt også at undersøge leverandørerne. Start med de certificeringer, der er nævnt ovenfor, og se, om de overholder regler fastsat af din regulerende myndighed. For eksempel regulerer HIPAA datahåndteringspraksis i sundhedssektoren i USA.
Her er nogle andre vigtige ting at overveje.
Relevant brancheerfaring
Som nævnt i begyndelsen tilbyder datarumsleverandører i dag skræddersyede tjenester til forskellige virksomheder og brancher.
Brancheerfaring er afgørende, da det hjælper leverandørerne med at vurdere branchespecifikke udfordringer på en bedre måde. Datarum for nonprofitorganisationer er også forskellige fra dem, der bruges af offentlige institutioner eller kommercielle organisationer.
Digital tilstedeværelse
Nutidens forbrugere betragter digital tilstedeværelse som en afgørende faktor i at opbygge tillid. Kan du forestille dig et virtuelt datarum uden digital tilstedeværelse? Bortset fra en officiel hjemmeside, kan du se efter virksomhedsprofiler på professionelle platforme som LinkedIn.
Hvad mere er, kan du udvide din forskning til anerkendte globale softwarevurderingsplatforme som Capterra, TrustRadius, G2 og Software Advice. Ubetydelig digital tilstedeværelse er et rødt flag.
Kunde support
Kundesupport er en af de afgørende faktorer ved valg af leverandør. Fra installation af datarum til træning til fejlfinding, kun kyndig og lydhør kundesupport kan gøre tingene lettere for dig. Et godt datarum med exceptionel kundesupport er bedre end et exceptionelt datarum med almindelig kundesupport.
Glem endelig ikke at bruge din gratis prøveperiode, som næsten alle avancerede leverandører af datarum tilbyder.
Afsluttende ord
Udvælgelsen af datarum skal ikke tages let på. En fejlagtig beslutning spilder ikke kun tid og ressourcer, men kan føre til databrud eller lækager og dermed bringe din virksomheds generelle velvære i fare. De ovennævnte trin er stærkt anbefalede tips, når du vælger datarumssoftware til din virksomhed.
Del: